Preguntas Frecuentes sobre Automatización Financiera y ERPs

La automatización financiera es el uso de tecnología para realizar tareas contables y financieras repetitivas sin intervención manual. Incluye:

• Facturación automática
• Conciliación bancaria
• Generación de informes
• Gestión de cobros/pagos

Beneficios clave: Reduce errores humanos en 95%, ahorra 30-60 horas/mes y proporciona visibilidad en tiempo real de la situación financiera de tu empresa.

Si identificas 3 o más de estos síntomas, necesitas automatización:

• Tu equipo dedica más de 20 horas/semana a tareas administrativas repetitivas
• Cierres mensuales tardan más de 5 días laborables
• Tienes datos financieros en múltiples Excel sin integración
• No tienes visibilidad de tesorería en tiempo real
• Encuentras errores frecuentes en conciliación o facturación
• Tu negocio crece pero el back-office colapsa

La automatización no es para gigantes. Es para PyMEs que quieren escalar sin caos operativo.

Digitalización: Convertir procesos analógicos en digitales (pasar de papel a PDF, de Excel local a Excel en la nube).

Automatización: Hacer que esos procesos digitales se ejecuten solos sin intervención manual.

Ejemplo: Digitalización = guardar facturas en Drive. Automatización = sistema que genera, envía, registra y concilia facturas automáticamente.

La automatización es el siguiente paso después de digitalizar. Una añade velocidad, la otra añade inteligencia.

Sí, absolutamente. La automatización no es todo o nada. Puedes:

1. Automatizar procesos específicos sin cambiar el ERP (ej: integración bancaria)
2. Conectar sistemas existentes mediante APIs y herramientas puente
3. Implementar por fases empezando por lo más crítico

De hecho, en uno de nuestros casos de éxito, optimizamos un Sage 50 que llevaba 10 años instalado sin cambiar de software. Ahorraron 75% del tiempo de cierre.

El coste varía según el tamaño y complejidad de tu empresa:

• ERP básico (10-25 empleados): €2,000-€5,000 implementación + €80-150/mes
• ERP medio (25-100 empleados): €5,000-€15,000 implementación + €150-400/mes
• ERP avanzado (+100 empleados): €15,000-€50,000 implementación + €400-1,000/mes

Soluciones accesibles para PyMEs: Odoo, Holded, Sage 50, Dynamics 365 Business Central.

ROI típico: 3-6 meses mediante ahorro de tiempo y reducción de errores.

Basado en nuestros casos de éxito documentados:

Importante: Cada empresa es diferente. Por eso ofrecemos una auditoría operativa gratuita que calcula tu ROI específico antes de comprometerte.

La transparencia es fundamental. Estos son los costes reales de un proyecto completo:

1. Software (licencias): Coste mensual o anual según usuarios
2. Implementación: Configuración, migración de datos, personalización
3. Formación: Capacitación del equipo (incluida en mi servicio)
4. Soporte técnico: Mantenimiento post-implementación
5. Integraciones: Conexiones con otros sistemas (banco, CRM, e-commerce)

No trabajo con comisiones de software. Te recomiendo lo que realmente necesitas, no lo que me paga mejor. Mi honorario es transparente desde el día 1.

Sí, existen múltiples opciones de financiación para PyMEs españolas:

• Kit Digital: Ayudas de hasta €12,000 para digitalización (requiere cumplir requisitos)
• Fondos Next Generation EU: Subvenciones para transformación digital
• ICO: Líneas de crédito preferente para inversión tecnológica
• Planes autonómicos: Cada comunidad tiene programas específicos

Puedo orientarte sobre qué ayudas aplican a tu caso específico durante la auditoría inicial.

ERP = Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales). Es un software que integra todos los procesos de tu empresa en un único sistema:

• Contabilidad y finanzas
• Ventas y CRM
• Compras y proveedores
• Inventario y almacén
• Recursos humanos
• Gestión de proyectos

El valor real: Todos los datos en un solo lugar. Una factura de venta actualiza automáticamente: contabilidad, inventario, tesorería y comisiones de vendedor. Sin duplicación manual.

No existe «el mejor ERP universal». Depende de tu sector, tamaño y necesidades específicas. Aquí una guía rápida:

• Odoo: Flexible, modular, open-source. Ideal para empresas que crecen rápido (10-100 empleados)
• Holded: Cloud nativo, muy visual, fácil de usar. Perfecto para startups y servicios digitales
• Sage 50: Robusto, muy usado en España, contabilidad fuerte. Ideal para manufactureras
• Dynamics 365 BC: Microsoft, escalable, potente. Para PyMEs con ambición de crecimiento internacional

Mi recomendación: No elijas por marca. Elige por funcionalidad que necesitas + presupuesto disponible + facilidad de uso. Te ayudo a seleccionar el correcto.

En la nube (Cloud):

• ✅ Acceso desde cualquier lugar
• ✅ Actualizaciones automáticas
• ✅ Sin inversión en servidores
• ✅ Pago mensual predecible
• ❌ Dependencia de internet

En local (On-premise):

• ✅ Control total de los datos
• ✅ Funciona sin internet
• ✅ Personalización profunda
• ❌ Inversión inicial alta
• ❌ Necesitas equipo técnico

Tendencia actual: 85% de PyMEs nuevas eligen cloud por flexibilidad y menor coste inicial. En local solo si requisitos muy específicos de seguridad/regulación lo exigen.

Sí, técnicamente puedes. Pero cambiar de ERP es costoso en tiempo, dinero y estrés del equipo. Por eso la selección inicial es crítica.

Coste de cambio típico: 50-70% del coste de implementación original + 2-4 meses de trabajo.

Cómo evitarlo:

1. Auditoría completa antes de seleccionar
2. Fase de prueba (demo con datos reales)
3. Implementación escalonada para detectar problemas temprano
4. Consultor experimentado que haya visto fracasos y éxitos

Mi proceso de selección incluye estas 4 fases para minimizar riesgo de elección incorrecta.

Depende del tamaño de la empresa y complejidad del proyecto:

• PyME pequeña (10-25 empleados): 3-6 semanas
• PyME mediana (25-100 empleados): 6-12 semanas
• PyME grande (+100 empleados): 3-6 meses

Fases típicas:

1. Auditoría y análisis (1-2 semanas)
2. Configuración y personalización (2-4 semanas)
3. Migración de datos (1-2 semanas)
4. Formación del equipo (1-2 semanas)
5. Go-live y estabilización (2-3 semanas)

Recomendación: Implementación escalonada (por módulos) reduce riesgos y permite funcionamiento paralelo durante la transición.

Sí, absolutamente. Un proyecto bien gestionado NO paraliza tu negocio. Estrategias que uso:

• Funcionamiento paralelo: Sistema antiguo y nuevo operan simultáneamente 2-4 semanas
• Go-live en momentos de baja actividad: Fin de mes evitado, períodos valle preferidos
• Implementación por módulos: Finanzas primero, luego ventas, luego inventario…
• Equipo dedicado mínimo: Solo 2-3 personas clave necesitan estar disponibles full-time

Impacto real: El resto del equipo continúa operaciones normales. Solo hay 2-3 días críticos durante el go-live donde necesitas disponibilidad total del equipo financiero.

Tus datos históricos se migran al nuevo sistema. El alcance depende de tus necesidades:

Migración típica incluye:

• Maestros (clientes, proveedores, productos): 100% migración
• Saldos de apertura: Último cierre contable
• Histórico transaccional: Último 1-3 años (configurable)
• Documentos: PDFs de facturas últimos 5 años (archivo digital)

Sistema antiguo: No se elimina inmediatamente. Se mantiene accesible 6-12 meses en modo consulta para históricos más antiguos.

Importante: La migración de datos es una de las fases más críticas. Por eso dedico 1-2 semanas solo a validar que todo esté correcto antes del go-live.

No. Los ERPs modernos están diseñados para usuarios de negocio, no para programadores.

Formación incluida en mi servicio:

• Sesiones prácticas con casos reales de tu empresa
• Documentación personalizada (no manuales genéricos)
• Videos tutoriales de procesos específicos
• Soporte post-formación durante 30-60 días

Perfil ideal de usuario: Si sabe usar Excel y navegador web, puede usar un ERP moderno. La curva de aprendizaje es 2-3 semanas para operación diaria básica.

Mi objetivo: Tu equipo debe ser autónomo. No quiero que dependas de mí para usar tu propio sistema.

Quick wins (implementación rápida, impacto alto):

1. Facturación recurrente: Si tienes clientes con facturación mensual, automatízalo primero. ROI inmediato.
2. Conciliación bancaria: Conexión API con banco ahorra 10-20 horas/mes.
3. Recordatorios de pago: Emails automáticos mejoran cobros en 30-40%.
4. Generación de informes: Dashboard automático vs Excel manual cada mes.

Segundo nivel (requieren más configuración pero mayor impacto):

• Flujos de aprobación de gastos
• Gestión de inventario con alertas automáticas
• Previsión de tesorería a 90 días

Respuesta honesta: La automatización NO elimina personas, elimina tareas repetitivas sin valor añadido.

Lo que realmente pasa:

• Tu contadora deja de pasar 60 horas/mes conciliando bancos manualmente
• Ahora puede dedicar ese tiempo a análisis financiero real, negociación con proveedores, optimización de márgenes
• Su trabajo se vuelve más estratégico y menos operativo
• Aumenta su satisfacción laboral (nadie disfruta conciliación manual)

En mis 15 años de experiencia: Nunca he visto despidos por automatización en PyMEs. He visto personas liberadas de trabajo tedioso para enfocarse en crecimiento del negocio.

Las empresas que automatizan crecen más rápido sin contratar más back-office. Esa es la clave.

Sí. De hecho, los negocios con procesos muy específicos se benefician MÁS de la automatización personalizada.

Ejemplos de casos «raros» que he automatizado:

• Constructora con facturación por certificación de obra (proceso único del sector)
• Distribuidora con comisiones a vendedores según 5 variables diferentes
• Empresa de servicios con facturación por hitos de proyecto + retenciones variables
• SaaS con modelo freemium + upgrades automáticos según uso

La clave: No usar soluciones genéricas «out of the box». Configurar el ERP específicamente para tu proceso único.

Por eso mi servicio incluye auditoría operativa gratuita donde mapeo exactamente tus procesos específicos antes de recomendar solución.

Paso a paso:

1. Llamada inicial (30 min): Entender tu negocio, sector, desafíos principales
2. Análisis de procesos (2-3 horas): Revisar cómo funcionan tus operaciones actuales
3. Informe diagnóstico (entregable): Documento con hallazgos, oportunidades y ROI estimado
4. Presentación de resultados (1 hora): Explico hallazgos y recomendaciones específicas

Garantía: Si no identifico mínimo €5,000/año de ahorro potencial, no tiene sentido seguir adelante. Te lo digo honestamente.

Sin compromiso: Recibes el informe completo aunque decidas no contratar. Es tuyo.

Solicitar auditoría gratuita →

Ambas modalidades, según tus necesidades y ubicación.

Modelo híbrido (más común):

• Fase de auditoría: 1-2 visitas presenciales
• Implementación: Mayormente remoto con check-ins semanales
• Formación: Presencial preferido (más efectivo)
• Go-live: Presencial recomendado (crítico)
• Soporte post-implementación: Remoto

100% remoto: Posible si empresa fuera de península o preferencia explícita. Funciona perfectamente con herramientas colaborativas.

Mi ubicación: Basado en Andorra, trabajo con PyMEs en toda España. Desplazamientos incluidos en presupuesto si necesarios.

Experiencia real como CFO: No soy consultor de escritorio. Fui CFO operativo 15 años. He vivido tus problemas desde dentro.

Agnóstico en software: No tengo acuerdos con proveedores de ERP. Te recomiendo lo que funciona para ti, no lo que me paga comisión.

Enfoque en ROI: Cada recomendación tiene número asociado. Qué cuesta, qué ahorra, cuándo se recupera.

Implementación incluida: No te dejo con un informe bonito. Te acompaño hasta que funcione y tu equipo sea autónomo.

Especialización PyME: Solo trabajo con empresas 10-200 empleados. Conozco profundamente sus desafíos específicos.

Conoce más sobre mi trayectoria profesional.

Incluido en proyecto:

• 30 días post-go-live: Soporte ilimitado incluido
• 60 días adicionales: Soporte por email/llamada sin coste

Opciones post-proyecto:

• Retainer mensual: X horas/mes disponibles para consultas, optimizaciones, nuevos módulos
• On-demand: Me llamas cuando necesites, facturo por proyecto específico
• CFO externo parcial: Actúo como tu CFO 2-3 días/mes (para empresas sin CFO interno)

Mi objetivo: Que seas autónomo. Algunos clientes nunca me vuelven a necesitar (éxito total). Otros me retienen porque valoran tener alguien con visión externa que conoce su empresa.